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  • 스타트업을 위한 해외 전시회 참가 매뉴얼

  • 2024-11-15 조회수 377
K STARTUP 스타트업을 위한 해외 전시회 참가 매뉴얼 산업통상자원부 kotra대한무역투자진흥공사 AKEI한국전시산업진흥회 중소벤처기업부 창업진흥원
해외 전시회 참가 매뉴얼 01 스타트업에게 전시회는 단순한 홍보를 넘어 비즈니스 성장을 위한 중요한 기회다. 전시회를 통해 브랜드 인지도를 높이고, 새로운 시장을 개척하며, 견고한 네트워크를 구축할 수 있기 때문이다. 해외 전시회에 처음 참가하는 스타트업이라면 준비 과정부터 막막하게 느껴질 수 있다. 이때 참고하면 좋은 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’을 소개한다.
해외 전시회 참가 매뉴얼 02 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’은 산업통상자원부의 지원을 받아 대한무역투자진흥공사(KOTRA)와 한국전시산업진흥회(AKEI)가 공동 제작한 전략적 지침서로, 스타트업이 해외 전시회 참가를 체계적으로 준비할 수 있도록 돕는다. 총 3장으로 구성되어 있으며 1장은 전시회 참가 기업을 위한 준비 및 운영 방법, 2장은 단체관 수행기관을 위한 지침, 3장은 해외 전시회 참가 성공 사례를 다룬다.
해외 전시회 참가 매뉴얼 03 이번 카드뉴스는 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’의 1장을 바탕으로, 전시회 참가가 처음이거나 경험이 적은 스타트업을 위한 실질적인 가이드를 소개하고자 한다. 전시회 사전 준비부터 현장 운영, 사후 관리까지 전 과정에서 활용할 수 있는 단계별 지침을 담아 구성했으니 성공적인 전시회 준비와 성과 창출에 도움이 되길 바란다.
전시회 사전 준비 04 먼저 전시회 사전 준비는 총 8단계로 나눌 수 있다. 각 단계별로 핵심 사항을 살펴보겠다. 1. 참가 목적 설정 가장 먼저 전시회에 참가하는 목적을 명확히 설정해야 한다. 목적에 따라 준비와 평가 방식이 달라지기 때문이다. 목적은 신제품 소개, 잠재 고객 발굴, 판매 및 계약, 브랜드 인지도 제고, 현재 고객 관리 등 다양한 방향으로 설정할 수 있다. 이를 통해 전시회에서 얻고자 하는 성과를 명확히 하고, 이후 성과 측정 기준을 세울 수 있다.
전시회 사전 준비 05 2. 전시회 선택 설정한 참가 목적에 부합하는 전시회를 선택해야 한다. 관련 산업협회, 전시 전문기관, 전시회 홍보 책자 등을 통해 정보를 수집하고 전시회의 주요 참가 업체와 참관객 통계, 산업 내 영향력 등을 검토한다. 또한 경쟁사 참여 여부, 전시회가 열리는 지역의 접근성, 참가비용 등을 고려하여 최적의 전시회를 선택한다. 3. 바이어 찾기 우리가 원하는 바이어를 사전에 찾아내는 것이 중요하다. 주최자의 매칭 프로그램, 참가업체 도면, 주최자의 현지 에이전트 등을 활용해 목표로 하는 바이어들과의 미팅을 준비한다. 이를 통해 전시회 현장에서 만나기 어려운 고객을 미리 초대하고, 상담을 진행할 기회를 높인다.
전시회 사전 준비 06 4. 현장 마케팅 계획 전시회 현장에서 바이어와 효과적으로 소통하기 위해 현장 마케팅 활동을 계획해야 한다. 주요 전략으로는 콘퍼런스 연사, 어워드 프로그램 참가 등을 통해 인지도를 높이는 방법이 있다. 특정 고객을 초청하는 기업 행사나 MOU 체결을 계획해 현장에서 바이어에게 깊은 인상을 남기고 비즈니스 기회를 확장할 수 있다. 5. 부스 디자인 부스 디자인은 전시회의 성공을 좌우하는 중요한 요소로 참가 목적에 맞춰 디자인해야 한다. 예를 들어 잠재 고객을 유치하고자 하는 경우에는 개방형 부스를 사용해 접근성을 높이는 것이 좋다. 반면, 세일즈나 계약이 목적이라면 미팅룸을 갖춘 부스를 준비하는 것이 좋다.
전시회 사전 준비 07 6. 전시회 참가 예산 계획 전시회 참가 예산은 항목별로 성과를 추적할 수 있도록 세분화하여 계획한다. 특히 홍보 마케팅에는 총예산의 10~15%를 할당해 현장에서 활용할 예산을 확보해 둔다. 항목별로 예산을 분배하고 매년 성과를 평가해 다음 전시회 참가 시 예산 배분을 최적화한다.​ 7. 바이어 초대 방법 바이어를 초대할 때는 전시회 참여 사실을 사전에 인지시키고 관심을 유도하는 것이 중요하다. 온라인 초대장에 전시 제품, 부스 위치, QR 코드 등이 포함된 랜딩 페이지 링크를 첨부해 발송하며 이메일 서명란, SNS, 홈페이지 배너 등을 활용해 전시회 참가를 홍보한다.
전시회 사전 준비 08 8. 운송 관리 전시품 운송 방법은 크게 해상, 항공, 육상 세 가지이며, 보통 전시품을 운송할 때는 두 가지 이상의 혼합 방식을 활용한다. 전시회 규모와 전시품 성격에 맞는 운송 방식을 선택하며, 복합 운송을 통해 비용과 시간을 효율적으로 관리한다. 주최기관이 지정한 공식 운송업체를 활용하는 것이 안전하며 도착일은 전시회 개막일보다 여유를 두는 것이 좋다. 분실 방지를 위해 각 전시품에 회사명과 부스 번호 등을 기재하고, 제품 정보는 코드화하여 포장 상자 겉면에 표기한다.
전시회 현장 운영 09 다음은 전시회 현장 운영이다. 총 5단계로 이어진다. 1. 설치 및 사전 확인 전시장에 도착하면 가장 먼저 부스가 계획대로 설치되었는지 점검한다. 배정된 위치, 부스의 구조, 전시품 배치가 맞는지 확인한다. 원활한 운영을 위한 전기, 인터넷, 조명 등의 설비 상태도 체크한다. 조립 부스는 기본 구조와 간판 확인이 필요하며, 독립 부스는 설치업체가 설계대로 설치했는지 점검하여 보완이 필요한 부분은 즉시 개선을 요청한다.
전시회 현장 운영 10 2. 부스 스태프 교육 현장에서의 성공적인 응대와 세일즈를 위해 스태프에게 제품 정보와 방문객 응대 요령, 상담 절차를 철저히 교육해야 한다. 현장 리허설을 통해 전시 내용과 역할을 분명히 하고 주요 제품 특징, 타깃 바이어에 대한 대응 전략을 숙지시킨다. 3. 부스 방문객 관리 방문객들이 부스를 효과적으로 경험할 수 있도록 통로에서 자연스럽게 부스 안으로 유도하고, 잠재 바이어와의 첫 만남을 적극적으로 관리한다. 중요한 방문객에게는 부스 내부에서 집중된 상담과 제품 시연 기회를 제공한다. 상담 내용은 기록해 사후 관리에 활용한다.
전시회 현장 운영 11 4. 바이어 상담 노하우 바이어와의 상담에서는 효과적인 질문과 대화 전략이 중요하다. 먼저 제품이나 서비스에 대해 간단히 소개한 후 바이어의 니즈를 파악하는 질문을 통해 맞춤형 정보를 전달한다. 상담 후에는 관련 자료와 연락처를 제공해 지속적인 관계를 형성할 수 있도록 한다. 5. 온라인 전시회 운영 코로나 이후 온라인과 오프라인을 결합한 하이브리드 형태의 전시회로 진화하는 추세다. 온라인 전시회 또한 효과적으로 운영하기 위해서는 동영상 PT, 키워드 노출, 입체적 현장 마케팅, 다운로드 자료, 데이터를 활용한 사후 마케팅 등을 준비해야 한다.
전시회 사후 관리 12 마지막으로 전시회 사후 관리를 소개한다. 총 3단계로 나눈다. 1. 전시회 성과 측정 전시회가 끝난 후에는 참가 목표와 실제 성과를 비교 분석하여 투자 대비 성과를 측정한다. 리드 생성, 판매 증대, 브랜드 인지도 향상 등 다양한 지표를 확인하고 참가 목적 대비 성과를 계량적으로 분석한다. 이를 통해 전시회의 실질적 성과를 평가하며 향후 전략 수립에 참고 자료로 활용한다.
전시회 사후 관리 13 2. 전시회 결과 보고서 작성 성과 분석 결과를 바탕으로 전시회 결과 보고서를 작성한다. 보고서에는 참가 목적, 예산 대비 실제 집행 내역, 주요 성과, 방문객 피드백, 인기 제품, 경쟁사 분석 등을 포함하여 향후 전략 수립에 유용하게 활용할 수 있도록 한다. 이 보고서는 경영진 및 이해관계자와도 공유하여 신뢰를 강화하고 다음 전시회 전략에 반영한다.
전시회 사후 관리 14 3. 전시회 콘텐츠를 활용한 SNS 마케팅 전시회에서 생성된 콘텐츠(발표 자료, 수상 내역, 고객 MOU 체결 등)를 활용하여 장기적인 SNS 마케팅을 전개한다. 전시회에서 촬영한 사진과 동영상을 기업 블로그, 유튜브 등에 업로드하고 페이스북, 인스타그램 같은 SNS 플랫폼을 통해 공유함으로써 지속적으로 브랜드 인지도를 높인다. 이로 인해 전시회의 성과가 단발성으로 끝나지 않고, 연중 바이어와의 소통을 이어갈 수 있는 자산으로 활용될 수 있다​.
마치며 15 이 카드뉴스는 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’의 1장 전시회 참가 기업을 위한 매뉴얼을 요약한 것이다. 전문은 KOTRA 해외시장뉴스 홈페이지에서 무료로 다운로드할 수 있다. 해외 시장에서 브랜드를 알리고 비즈니스 기회를 창출하고자 하는 스타트업이라면 이 매뉴얼을 통해 전시회 참가를 성공적으로 이끌 수 있는 유용한 팁을 얻길 바란다.
K STARTUP 스타트업을 위한 해외 전시회 참가 매뉴얼 산업통상자원부 kotra대한무역투자진흥공사 AKEI한국전시산업진흥회 중소벤처기업부 창업진흥원
해외 전시회 참가 매뉴얼 01 스타트업에게 전시회는 단순한 홍보를 넘어 비즈니스 성장을 위한 중요한 기회다. 전시회를 통해 브랜드 인지도를 높이고, 새로운 시장을 개척하며, 견고한 네트워크를 구축할 수 있기 때문이다. 해외 전시회에 처음 참가하는 스타트업이라면 준비 과정부터 막막하게 느껴질 수 있다. 이때 참고하면 좋은 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’을 소개한다.
해외 전시회 참가 매뉴얼 02 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’은 산업통상자원부의 지원을 받아 대한무역투자진흥공사(KOTRA)와 한국전시산업진흥회(AKEI)가 공동 제작한 전략적 지침서로, 스타트업이 해외 전시회 참가를 체계적으로 준비할 수 있도록 돕는다. 총 3장으로 구성되어 있으며 1장은 전시회 참가 기업을 위한 준비 및 운영 방법, 2장은 단체관 수행기관을 위한 지침, 3장은 해외 전시회 참가 성공 사례를 다룬다.
해외 전시회 참가 매뉴얼 03 이번 카드뉴스는 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’의 1장을 바탕으로, 전시회 참가가 처음이거나 경험이 적은 스타트업을 위한 실질적인 가이드를 소개하고자 한다. 전시회 사전 준비부터 현장 운영, 사후 관리까지 전 과정에서 활용할 수 있는 단계별 지침을 담아 구성했으니 성공적인 전시회 준비와 성과 창출에 도움이 되길 바란다.
전시회 사전 준비 04 먼저 전시회 사전 준비는 총 8단계로 나눌 수 있다. 각 단계별로 핵심 사항을 살펴보겠다. 1. 참가 목적 설정 가장 먼저 전시회에 참가하는 목적을 명확히 설정해야 한다. 목적에 따라 준비와 평가 방식이 달라지기 때문이다. 목적은 신제품 소개, 잠재 고객 발굴, 판매 및 계약, 브랜드 인지도 제고, 현재 고객 관리 등 다양한 방향으로 설정할 수 있다. 이를 통해 전시회에서 얻고자 하는 성과를 명확히 하고, 이후 성과 측정 기준을 세울 수 있다.
전시회 사전 준비 05 2. 전시회 선택 설정한 참가 목적에 부합하는 전시회를 선택해야 한다. 관련 산업협회, 전시 전문기관, 전시회 홍보 책자 등을 통해 정보를 수집하고 전시회의 주요 참가 업체와 참관객 통계, 산업 내 영향력 등을 검토한다. 또한 경쟁사 참여 여부, 전시회가 열리는 지역의 접근성, 참가비용 등을 고려하여 최적의 전시회를 선택한다. 3. 바이어 찾기 우리가 원하는 바이어를 사전에 찾아내는 것이 중요하다. 주최자의 매칭 프로그램, 참가업체 도면, 주최자의 현지 에이전트 등을 활용해 목표로 하는 바이어들과의 미팅을 준비한다. 이를 통해 전시회 현장에서 만나기 어려운 고객을 미리 초대하고, 상담을 진행할 기회를 높인다.
전시회 사전 준비 06 4. 현장 마케팅 계획 전시회 현장에서 바이어와 효과적으로 소통하기 위해 현장 마케팅 활동을 계획해야 한다. 주요 전략으로는 콘퍼런스 연사, 어워드 프로그램 참가 등을 통해 인지도를 높이는 방법이 있다. 특정 고객을 초청하는 기업 행사나 MOU 체결을 계획해 현장에서 바이어에게 깊은 인상을 남기고 비즈니스 기회를 확장할 수 있다. 5. 부스 디자인 부스 디자인은 전시회의 성공을 좌우하는 중요한 요소로 참가 목적에 맞춰 디자인해야 한다. 예를 들어 잠재 고객을 유치하고자 하는 경우에는 개방형 부스를 사용해 접근성을 높이는 것이 좋다. 반면, 세일즈나 계약이 목적이라면 미팅룸을 갖춘 부스를 준비하는 것이 좋다.
전시회 사전 준비 07 6. 전시회 참가 예산 계획 전시회 참가 예산은 항목별로 성과를 추적할 수 있도록 세분화하여 계획한다. 특히 홍보 마케팅에는 총예산의 10~15%를 할당해 현장에서 활용할 예산을 확보해 둔다. 항목별로 예산을 분배하고 매년 성과를 평가해 다음 전시회 참가 시 예산 배분을 최적화한다.​ 7. 바이어 초대 방법 바이어를 초대할 때는 전시회 참여 사실을 사전에 인지시키고 관심을 유도하는 것이 중요하다. 온라인 초대장에 전시 제품, 부스 위치, QR 코드 등이 포함된 랜딩 페이지 링크를 첨부해 발송하며 이메일 서명란, SNS, 홈페이지 배너 등을 활용해 전시회 참가를 홍보한다.
전시회 사전 준비 08 8. 운송 관리 전시품 운송 방법은 크게 해상, 항공, 육상 세 가지이며, 보통 전시품을 운송할 때는 두 가지 이상의 혼합 방식을 활용한다. 전시회 규모와 전시품 성격에 맞는 운송 방식을 선택하며, 복합 운송을 통해 비용과 시간을 효율적으로 관리한다. 주최기관이 지정한 공식 운송업체를 활용하는 것이 안전하며 도착일은 전시회 개막일보다 여유를 두는 것이 좋다. 분실 방지를 위해 각 전시품에 회사명과 부스 번호 등을 기재하고, 제품 정보는 코드화하여 포장 상자 겉면에 표기한다.
전시회 현장 운영 09 다음은 전시회 현장 운영이다. 총 5단계로 이어진다. 1. 설치 및 사전 확인 전시장에 도착하면 가장 먼저 부스가 계획대로 설치되었는지 점검한다. 배정된 위치, 부스의 구조, 전시품 배치가 맞는지 확인한다. 원활한 운영을 위한 전기, 인터넷, 조명 등의 설비 상태도 체크한다. 조립 부스는 기본 구조와 간판 확인이 필요하며, 독립 부스는 설치업체가 설계대로 설치했는지 점검하여 보완이 필요한 부분은 즉시 개선을 요청한다.
전시회 현장 운영 10 2. 부스 스태프 교육 현장에서의 성공적인 응대와 세일즈를 위해 스태프에게 제품 정보와 방문객 응대 요령, 상담 절차를 철저히 교육해야 한다. 현장 리허설을 통해 전시 내용과 역할을 분명히 하고 주요 제품 특징, 타깃 바이어에 대한 대응 전략을 숙지시킨다. 3. 부스 방문객 관리 방문객들이 부스를 효과적으로 경험할 수 있도록 통로에서 자연스럽게 부스 안으로 유도하고, 잠재 바이어와의 첫 만남을 적극적으로 관리한다. 중요한 방문객에게는 부스 내부에서 집중된 상담과 제품 시연 기회를 제공한다. 상담 내용은 기록해 사후 관리에 활용한다.
전시회 현장 운영 11 4. 바이어 상담 노하우 바이어와의 상담에서는 효과적인 질문과 대화 전략이 중요하다. 먼저 제품이나 서비스에 대해 간단히 소개한 후 바이어의 니즈를 파악하는 질문을 통해 맞춤형 정보를 전달한다. 상담 후에는 관련 자료와 연락처를 제공해 지속적인 관계를 형성할 수 있도록 한다. 5. 온라인 전시회 운영 코로나 이후 온라인과 오프라인을 결합한 하이브리드 형태의 전시회로 진화하는 추세다. 온라인 전시회 또한 효과적으로 운영하기 위해서는 동영상 PT, 키워드 노출, 입체적 현장 마케팅, 다운로드 자료, 데이터를 활용한 사후 마케팅 등을 준비해야 한다.
전시회 사후 관리 12 마지막으로 전시회 사후 관리를 소개한다. 총 3단계로 나눈다. 1. 전시회 성과 측정 전시회가 끝난 후에는 참가 목표와 실제 성과를 비교 분석하여 투자 대비 성과를 측정한다. 리드 생성, 판매 증대, 브랜드 인지도 향상 등 다양한 지표를 확인하고 참가 목적 대비 성과를 계량적으로 분석한다. 이를 통해 전시회의 실질적 성과를 평가하며 향후 전략 수립에 참고 자료로 활용한다.
전시회 사후 관리 13 2. 전시회 결과 보고서 작성 성과 분석 결과를 바탕으로 전시회 결과 보고서를 작성한다. 보고서에는 참가 목적, 예산 대비 실제 집행 내역, 주요 성과, 방문객 피드백, 인기 제품, 경쟁사 분석 등을 포함하여 향후 전략 수립에 유용하게 활용할 수 있도록 한다. 이 보고서는 경영진 및 이해관계자와도 공유하여 신뢰를 강화하고 다음 전시회 전략에 반영한다.
전시회 사후 관리 14 3. 전시회 콘텐츠를 활용한 SNS 마케팅 전시회에서 생성된 콘텐츠(발표 자료, 수상 내역, 고객 MOU 체결 등)를 활용하여 장기적인 SNS 마케팅을 전개한다. 전시회에서 촬영한 사진과 동영상을 기업 블로그, 유튜브 등에 업로드하고 페이스북, 인스타그램 같은 SNS 플랫폼을 통해 공유함으로써 지속적으로 브랜드 인지도를 높인다. 이로 인해 전시회의 성과가 단발성으로 끝나지 않고, 연중 바이어와의 소통을 이어갈 수 있는 자산으로 활용될 수 있다​.
마치며 15 이 카드뉴스는 ‘해외 전시회 참가 매뉴얼’의 1장 전시회 참가 기업을 위한 매뉴얼을 요약한 것이다. 전문은 KOTRA 해외시장뉴스 홈페이지에서 무료로 다운로드할 수 있다. 해외 시장에서 브랜드를 알리고 비즈니스 기회를 창출하고자 하는 스타트업이라면 이 매뉴얼을 통해 전시회 참가를 성공적으로 이끌 수 있는 유용한 팁을 얻길 바란다.

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